Még alig vagyunk túl a pandémia okozta válságon, és az energiaárak elszabadulása miatt máris új veszélyekkel kell szembenézni, új kihívásokkal, nehézségekkel kell megbirkózni. Intézmények bezárása, a hőmérséklet korlátozása és az energiahasználat drasztikus csökkentése mind-mind a színvonalas szolgáltatás fenntartását teszi még nehezebbé számos területen. Mind hazai, mind nemzetközi vonatkozásban sorra születnek a témában a kulturális intézmények számára készült ajánlások és tájékoztató jellegű adatgyűjtések.
Szeretnénk a saját eszközeinkkel támogatni ügyfeleinket ebben a küzdelemben,
ezért összegyűjtöttük, hogy milyen segítséget tudunk nyújtani a közgyűjteményeknek az energiaválság hatásainak csökkentése érdekében.
☁️ Felhőszolgáltatás ☁️
Az adott helyzetben különösen megfontolandónak és észszerű döntésnek tartjuk az informatikai rendszer felhőbe költöztetését. Míg korábban “csak” az üzemeltetési és beruházási költségek, valamint a hozzáférési- és adatbiztonság szempontjai miatt volt érdemes meghozni ezt a döntést, most több új szempont is ebbe az irányba mutat.
A korábbi olcsó energiaárak mellett a szerverek és a szerverekhez kapcsolódó járulékos berendezések, mint a háttértárak, a szünetmentes áramforrás, a hűtés energia fogyasztása nem jelentett komoly tételt, mostanra ez gyökeresen megváltozott. Egy megyei könyvtár 2-3 szerverrel és az egyéb szükséges kiegészítőkkel 1-1,5 kW energiát is elhasznál a szerverek üzemeltetésére, aminek havi díja akár a 100 – 150 eFt-ot is elérheti. Kisebb intézmények esetében is nyugodtan lehet 20-30 eFt-os havi energiadíjjal számolni. Ez már most olyan nagyságrend, ami összemérhető a felhőszolgáltatás többletköltségével. Ha ehhez még hozzávesszük a beruházási és üzemeltetési költségeket, akkor végképp egyértelmű, hogy melyik éri meg jobban.
A felhőszolgáltatás nem csak pénzügyi szempontból előnyös:
- Egy esetleges bezárás vagy a hideg miatti rövidebb nyitvatartás esetén megint felértékelődik a távmunka. A minőségi távmunka egyik feltétele a rendszer folyamatos, gyors és biztonságos elérése, ami a 7×24 órában üzemeltetett, nagy sávszélességen elérhető felhő esetében biztosított szemben a közintézmények esetenként szűk sávszélességével és a munkaidőre korlátozódó üzemeltetésével.
- Leállás esetén lehetőség van az intézmény teljes áramtalanítására is az online szolgáltatások és a munkavégzés leállítása nélkül.
- Fenyegető az energiaellátás bizonytalansága is. A hosszabb áramszünetek kezelése felhőben – nagyobb szerverközpontokban – nagyobb valószínűséggel biztosított.
- A felhőszolgáltatás melletti új érvként merül fel, hogy felhőbe költözés esetén az intézmény energiafelhasználása csökken, amivel hozzájárul az előírt energiafelhasználás-csökkentéshez.
Emellett továbbra is érvényesek azok az érvek, amelyek a felhő mellett szólnak, és amelyek korábban is ismertek voltak:
- megszabadulhatunk a hardver beszerzések engedélyezési és egyéb adminisztrációs terheitől
- a változó kapacitás-igény felhő kapacitással prompt lekövethető
- a növekvő hardver beszerzési költségek megtakarítása
- szerverekhez cserealkatrészek beszerzésének nehézségei, eszközbeszerzési költségek növekedése
- szélsőséges időjárás következményei (beázás, villámlás) elleni védelem szükségessége és költsége.
Megoldásaink, amivel segíteni tudjuk az intézményeket
A hőmérséklet és a nyitvatartási idő korlátozásával ismét felértékelődnek az online szolgáltatások, amelyeket személyes jelenlét nélkül, vagy korlátozott idejű bent tartozkodás mellett is igénybe lehet venni.
💡 Könyvtárak esetében értelemszerűen adódik az online beiratkozás/hosszabbítás, előjegyzés, kikérés funkciók fontossága, amit az integrált rendszereink illetve az eCard mobil alkalmazás biztosítanak.
💡 A Qulto Digital csoportba tartozó komponenseink, szoftvereink számos lehetőséget biztosítanak a digitális tartalmak szolgáltatására a digitális tartalom létrehozásától kezdve egészen a hozzáférés alapú szolgáltatásig, kölcsönzésig. A közgyűjteményi rendszereink média vagy ekönyvtár moduljai, a Digitize digitalizálási keretrendszer, Repozitórium, az ePublisher ekönyv kölcsönzési modul, integrálva a discovery OPAC felülettel lehetőséget teremt arra, hogy minden intézmény a saját folyamataihoz, jellemzőihez igazított digitális tartalomszolgáltatással várhassa olvasóit.
💡 Amikor a nagy hidegben a könyvtárban tartózkodás az olvasóknak csak korlátozottan megoldott, akkor megoldás lehet a kölcsönzési helyek kiszervezése külső, fűtött helyszínekre, például plázába. Erre a kikérés funkció megfelelő konfigurálása alkalmas megoldás.
💡 Múzeumok, kiállítások esetében a bezárás vagy korlátozott nyitvatartás idejére (is) megoldást nyújthat a virtuális kiállítások rendezése. Erre jó megoldás a Q360 alkalmazás, amivel egyszerűen lehet archiválni, digitalizálni a valós térben készült kiállításokat.
💡 A korlátozások várhatóan hátrányosan érintik a közgyűjteményekbe szervezett programokat is. Attrakciós megoldásaink segítenek a tudás és információk átadásában digitális eszközökkel a virtuális térben. A kieső múzeumpedagógiai foglalkozások helyett az Education programmal lehet oktatási csomagok keretében átadni az ismereteket. A tárlatvezetések, előadások helyét a Storytelling, a Városfoglaló és a Q360 alkalmazások tölthetik be, amelyekkel az intézmények végtelen mennyiségben tudnak ismeretet átadni, virtuális vagy valós sétát és kiállítást elkészíteni egyszerű módon, fejlesztők bevonása nélkül.
💡 Beruházás igényes, de az olvasók által nagyon kedvelt és hasznos megoldás a 24 órában működő és elérhető “csomag automaták” használata. A SmartFreq Kft. által forgalmazott magyar gyártású Locker könyvautomata informatikai rendszere össze van kötve a Qulto szoftverekkel, segítve a könyvtáros munkáját és felületet biztosítva az olvasóknak. A Locker segítségével a könyvtári szolgáltatás egész nap elérhető akkor is, amikor a hideg miatt a könyvtárosok csak korlátozott ideig tartozkodnak az intézményben.
💡 A könyvkereskedelmi kínálatot az intézmény OPAC-jában megjelenítve egyúttal lehetőséget adva az olvasóknak, hogy a számukra érdekes könyveket beszerzésre javasolják, a drasztikusan csökkenő reál-értékű beszerzési keretet költhetjük el hatékonyabban.
💡 Hamarosan elkészül az a fejlesztés is, amely lehetővé teszi az olvasók számára az eCard mobil alkalmazásból tartozásuk befizetését. Ez egy igazán hasznos online szolgáltatás különösen a kényszerű zárva tartás idejére.
Bármilyen, a fenti szolgáltatásokkal, megoldásokkal kapcsolatos kérdés esetén munkatársaink örömmel állnak rendelkezésükre a sales@qulto.eu e-mail címen. Reméljük, hogy fejlesztési tapasztalatainkkal, termékeinkkel legalább részben hozzá tudunk járulni az érintett intézmények költséghatékonyabb működéséhez!
Előadásomban tervezett disszertációm fő kutatási témájából, az integrált gyűjteménykezelő rendszerek tranzakciós rekordjainak elemzéséből választottam egy területet, mely a könyvtári könyvállomány használtságát vizsgálta a kölcsönzési modul sokszor évekre, sőt évtizedekre megőrzött kölcsönzési tranzakciós rekordjainak elemzésével. A tranzakciós rekordokat a különféle adatbázis kezelő applikációk hozzák létre működésük során, és ameddig az illető rendszer használatban van, ezek folyamatosan gyűlnek a rendszerben, tévedhetetlen lenyomatát adva az adott integrált rendszert használó intézmény napi működésének. Mivel a könyvtárban őrzött dokumentumoknak a digitalizálása, ha nem a tartós őrzése, is munka-és költségigényes, a digitalizálásra kerülő állomány kiválasztásához hasznos támpontot nyerhetünk ezen adattömeg elemzésével. A kérdéssel számos más előadás is foglalkozott – mindenhol jelentős igény mutatkozik a szakma és a finanszírozók részéről a könyvtári tevékenység és a szolgáltatások használtságának mérése iránt, különösen az új, még nem teljesen ismert és elismert szolgáltatástípusok esetében. Emellett számos törekvés van arra is, hogy a működés során statisztikai információkat nyerjünk, és ezeket megfelelően összegyűjtve a szakma és a fenntartók rendelkezésére is bocsássuk.
