Adatkezelési tájékoztató (GDPR)
v2.0 hatályos: 2026. 11. 01.
Preambulum
Jelen adatkezelési tájékoztató (a továbbiakban: Tájékoztató) célja, hogy az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: GDPR) 13. és 14. cikke alapján tájékoztatást adjon a Monguz Információtechnológiai Kft. (6726 Szeged, Páncél köz 25-27., nyilvántartó: Szegedi Törvényszék Cégbírósága, cégjegyzékszám: 06-09-012113, adószáma: 14206003-2-06, e-mail címe: office@qulto.eu, képviselője: Kármán László ügyvezető, T: +36 20 992 6467; a továbbiakban: Társaság) által alkalmazott adatkezelési gyakorlatról.
Az adatkezelési tájékoztató a https://qulto.eu weboldal (a továbbiakban: Weboldal) látogatóinak, valamit a Társasággal kapcsolatba kerülő alábbi természetes személyeknek szól:
1. a Weboldal látogatói, az érdeklődők, a kapcsolatfelvételt kezdeményezők a hírlevélre feliratkozók és az álláspályázók;
2. a velünk szerződéses jogviszonyban álló intézmények és cégek (a továbbiakban: Partnerek) természetes személy, képviselői, kapcsolattartói és munkavállalói.
3. a Monguz Információtechnológiai Kft szoftvereit használó Partnerek munkatársai, akik a Társaság felé hibabejelentést, support kéréseket küldenek
a továbbiakban együttesen érintettek.
A Partnerek természetes személy ügyfeleinek (például a könyvtárak olvasóinak, a múzeumok látogatóinak) adatai tekintetében a Társaság nem adatkezelő, hanem – amennyiben üzemeltetési vagy support feladatai során azokhoz hozzáfér – adatfeldolgozó; erről a IV.7. pont rendelkezik. Ezen adatok kezeléséről a Partner, mint adatkezelő ad tájékoztatást. A Társaság a személyes adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan technikai és szervezési intézkedést, amely az adatok biztonságát szolgálja. Kérjük, ha bármilyen kérdése van, lépjen kapcsolatba velünk az office@qulto.eu e-mail címen keresztül.
I. Általános tudnivalók
A qulto.eu portál (https://qulto.eu) és a QULTO portfólióba alá tartozó szoftvertermékek fejlesztője a Monguz Információtechnológiai Kft., kötelezettséget vállal arra, hogy a személyes adatokat az adatvédelemre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályok betartásával kezeli, kiemelten az alábbi jogszabályokra figyelemmel:
1. Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról (GDPR);
2. Az információs önrendelkezési jogról és az információ szabadságáról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info törvény),
3. A kutatás és közvetlen üzletszerzés célját szolgáló, név- és lakcím adatok kezeléséről szóló 1995. évi CXIX törvény,
4. Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény, rendelkezései szerint kezeli. (Ektv)
5. A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről és egyes korlátairól szóló 2008. évi XLVIII. törvény (Grtv.);
6. az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény (Eht.);
7. a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.);
8. a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.).
A legfontosabb ide vonatkozó szabályok a jelen Adatvédelmi tájékoztatóban olvashatók.
II. Az adatkezelésért felelős adatai, elérhetősége:
Név: Monguz Információtechnológiai Kft
Székhely: 6726 Szeged, Páncél köz 25-27.
Adószám: 14206003-2-06
Cégjegyzékszám: Cg.06-09-012113 (Szeged)
E-mail: office@qulto.eu
Telefon: +36 20 992 6467
Honlap: https://qulto.eu
Adatvédelmi kapcsolattartó: Kármán László office@qulto.eu
Adatvédelmi tisztviselő: a Társaság a GDPR 37. cikke alapján adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem köteles.
Adatok tárolása:
A Társaság az általa adatkezelőként kezelt adatokat tárhelyszolgáltatók neve, RackForest Zrt 1132 Budapest, Viktor Hugo utca 11. V. em. B05001, IKRON Fejlesztő és Szolgáltató Kft 6721 Szeged, Szilágyi utca 1-5. szerverein, az Európai Unió területén tárolja. Adatfeldolgozói minőségében a Társaság a Partner utasításai és adatfeldolgozói szerződés szerint jár el (lásd IV.7. pont).
III. A tájékoztatóban használt fogalmak
1. Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre (érintett) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
2. Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.
3. Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
4. Címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e.
5. Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.
6. Adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.;
7. Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, aki az adatkezelővel az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
8. Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval; vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.
9. Sütik (cookies): a sütik fogalmát, a qulto.eu weboldalon alkalmazott sütiket és a hozzájárulás kezelését a külön Süti tájékoztató ismerteti.
10. Qulto alkalmazások és szolgáltatások: összefoglaló néven azok az informatikai termékek és szolgáltatások, amelyeket a Monguz Információtechnológiai Kft. fejleszt vagy üzemeltet.
IV. Qulto szoftverekkel kapcsolatos adatkezelési tevékenységek
IV.1. Az egyes adatkezelések célja, köre, joglapja, időtartama:
1. Általános Elvek
A Monguz Információtechnológiai Kft a személyes adatokat kizárólag a jelen tájékoztatóban meghatározott célokból, és az adott célhoz szükséges mértékben (adattakarékosság elve) keze személyes adatokat.
Az egyes adatkezelések célját, a kezelt adatok körét, a jogalapot és a megőrzési időt az alábbi pontok tartalmazzák. Az adatok megadása – ha az alábbiak másként nem rendelkeznek – önkéntes; ha azonban az Érintett a kapcsolattartáshoz vagy a szerződés teljesítéséhez szükséges adatokat nem adja meg, a Monguz Információtechnológiai Kft a kérést nem tudja teljesíteni. A Társaság automatizált döntéshozatalt, ideértve a profilalkotást, nem végez.
2. Kapcsolatfelvétel, ajánlatkérés
Cél: a Weboldalon, e-mailben vagy telefonon érkező megkeresések, ajánlatkérések megválaszolása.
Kezelt adatok: név, e-mail cím, telefonszám, intézmény neve, beosztás, az üzenet tartalma.
Jogalap: a Társaság jogos érdeke a megkeresések megválaszolásához; ajánlatkérés esetén a szerződés megkötését megelőzően, az Érintett kérésére történő lépések megtétele
Megőrzési idő: a megkeresés lezárásától számított 1 év; ha nem jön létre szerződés a megkeresésből, ha a megkeresésből szerződés jön létre, a IV. 3. pont szerint.
3. Partnerek képviselői és kapcsolattartói
Cél: a Partnerekkel kötött szerződések (szoftverlicenc, fejlesztés, üzemeltetés, support) előkészítése, megkötése, teljesítése, a kapcsolattartás, valamint a szerződésből eredő igények érvényesítése.
Kezelt adatok: a Partner képviselőjének, kapcsolattartójának, munkavállalójának neve, beosztása, e-mail címe, telefonszáma.
Az adatok forrása: az adatokat a Partner adja át a Társaság részére, a Partner felel azért, hogy az általa megadott személyeket a jelen Tájékoztatóról tájékoztassa.
Jogalap: a Társaság és a Partner jogos érdeke a szerződés teljesítéséhez szükséges kapcsolattartáshoz; az érdekmérlegelési teszt az Érintett kérésére megismerhető. Ha a szerződő fél természetes személy (pl. egyéni vállalkozó), a jogalap a szerződés teljesítése. A számviteli bizonylatokon szereplő adatok esetében a jogalap jogi kötelezettség teljesítése
Megőrzési idő: a szerződés megszűnésétől számított 5 év (Ptk. 6:22. §, általános elévülési idő); a számviteli bizonylatokon szereplő adatok esetén 8 év.
4. Support szolgáltatás, hibabejelentések
Cél: a Partnerek által használt Qulto rendszerekkel kapcsolatos hibabejelentések, support kérések fogadása, nyilvántartása és megoldása.
Kezelt adatok: a bejelentő neve, e-mail címe, telefonszáma, intézménye, a bejelentés tartalma és időpontja.
Jogalap: a Partnerrel kötött szerződés teljesítéséhez fűződő jogos érdek
Megőrzési idő: legfeljebb a support szerződés megszűnéséig.
Ha a support feladat ellátása során a Társaság a Partner rendszerében tárolt, harmadik személyekre (pl. olvasókra) vonatkozó adatokhoz fér hozzá, adatfeldolgozóként jár el (lásd IV.7. pont).
5. Regisztráció (ügyfélportál)
Cél: a felhasználói fiók létrehozása és a hozzá kapcsolódó szolgáltatás nyújtása.
Kezelt adatok: név, e-mail cím, intézmény, jelszó (kizárólag titkosított formában).
Jogalap: a szolgáltatás igénybevételére irányuló szerződés teljesítése
Megőrzési idő: a fiók törléséig; a fiók törlését az Érintett bármikor kérheti.
6. Álláspályázatok
Cél: a meghirdetett pozíciókra jelentkezők kiválasztása.
Kezelt adatok: név, elérhetőség, az önéletrajzban és a motivációs levélben megadott adatok.
Jogalap: a munkaszerződés megkötését megelőzően, az Érintett kérésére történő lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont); a későbbi pozíciókra történő megőrzés esetén az Érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont)
Megőrzési idő: a kiválasztási eljárás lezárásáig; ha a pályázó kifejezetten hozzájárul, 1 évig.
A Társaság munkavállalóinak adatkezeléséről belső munkavállalói tájékoztató rendelkezik.
7. A Weboldal üzemeltetése, szervernaplók
Cél: a Weboldal biztonságos működtetése, hibakeresés, visszaélések megelőzése.
Kezelt adatok: IP-cím, a látogatás időpontja, a megtekintett oldal, a böngésző és az operációs rendszer típusa.
Jogalap: a Társaság jogos érdeke az informatikai biztonsághoz (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
Megőrzési idő: 30 nap. A sütik alkalmazásáról a III.9. pont, IV.6. pont és a Süti tájékoztató rendelkezik.
IV.2. Adatbiztonság, adatvédelmi incidensek
A Qulto alkalmazások és szolgáltatások fenntartója, a Monguz Információtechnológiai Kft a GDPR 32. cikke szerint előírt, megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, így különösen titkosított adatkapcsolattal, a jelszavak titkosított tárolásával, szerepkör alapú hozzáférés-kezeléssel, rendszeres biztonsági mentéssel, naplózással, valamint munkatársai titoktartási kötelezettségével.
A személyes adatokhoz a Társaság kizárólag azon munkatársai férhetnek hozzá, akiknek feladatuk ellátásához ez szükséges.
Adatvédelmi incidens esetén a Társaság az incidenst nyilvántartásba veszi, és ha az valószínűsíthetően kockázattal jár az Érintettek jogaira, arról a tudomásszerzést követően 72 órán belül bejelentést tesz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (GDPR 33. cikk); magas kockázat esetén az Érintetteket is tájékoztatja (GDPR 34. cikk). Adatfeldolgozóként az incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesíti az adatkezelő Partnert.
IV.3. Címzettek, adatfeldolgozók, adattovábbítás
A Társaság a személyes adatokat harmadik személynek nem adja el és nem teszi nyilvánossá. Adatokat kizárólag az alábbi címzettek, adatfeldolgozók ismerhetik meg:
- Adatfeldolgozók, a velük kötött, a GDPR 28. cikkének megfelelő szerződés alapján:
- tárhelyszolgáltató –RackForest Zrt 1132 Budapest, Viktor Hugo utca 11. V. em. B05001
- levelező- és irodai rendszer szolgáltatója: Google Workspace
- könyvelő: Ebit Kft, 6728 Szeged. Baktói utca 7?2, adószám: 13186524-2-06
- hírlevélküldő rendszer: Mailchimp
- Hatóságok és bíróságok, ha jogszabály erre kötelezi a Társaságot.
- Az Európai Gazdasági Térségen kívüli (harmadik) országba adattovábbítás nem történik.
IV.4. Hírlevél küldés, szakmai tájékoztatók
A Társaság kéretlen reklámlevelet nem küld. Hírlevelet, szakmai és marketing célú tájékoztatást kizárólag annak küld, aki ehhez az erre szolgáló, külön jelölőnégyzettel előzetesen és kifejezetten hozzájárult,
Kezelt adatok: név, e-mail cím, intézmény.
Megőrzési idő: a hozzájárulás visszavonásáig.
A hozzájárulás bármikor, indokolás nélkül, ingyenesen visszavonható az üzenetek alján található leiratkozó hivatkozással vagy az office@qulto.eu címre küldött levéllel. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A Társaság a hozzájáruló nyilatkozatokat nyilvántartja. Postai megkeresés céljából név- és lakcím adatokat a Társaság csak az Érintett hozzájárulásával, az 1995. évi CXIX. törvény szerint használ fel.
IV.5. Kiskorúak védelme
A Társaság közvetlenül nem gyűjt és nem kezel 16. életévét be nem töltött személyekre vonatkozó adatot, és kiskorúakkal nem köt szerződést.
A Partnerek által üzemeltetett Qulto rendszerekben kezelt, kiskorú olvasókra vonatkozó adatok tekintetében az adatkezelő a Partner; ezekkel kapcsolatban az érintettek és törvényes képviselőik a Partnertől kaphatnak tájékoztatást.
A termékfejlesztés céljából végzett használati elemzésekhez a Társaság kizárólag anonimizált, összesített adatokat használ, amelyek természetes személyhez nem kapcsolhatók.
IV.6. Weboldal – sütik kezelése
A Weboldal a működéséhez feltétlenül szükséges sütiket használ; statisztikai vagy marketing célú sütiket kizárólag a látogató előzetes hozzájárulása alapján helyez el A sütik típusairól, céljáról, élettartamáról és a hozzájárulás visszavonásának módjáról a Süti tájékoztató rendelkezik.
IV.7. Adatfeldolgozói tevékenységünk a Partnerek számára
A Társaság a Partnerek (könyvtárak, múzeumok és más intézmények) számára szoftvert fejleszt, üzemeltet és support szolgáltatást nyújt. Ha e feladatok ellátása során a Partner rendszerében tárolt, a Partner ügyfeleire (pl. olvasóira, látogatóira) vagy munkatársaira vonatkozó személyes adatokhoz hozzáfér, azokat nem saját céljára, hanem adatfeldolgozóként, kizárólag a Partner írásbeli utasításai és a GDPR 28. cikkének megfelelő adatfeldolgozói szerződés alapján kezeli. Ide tartoznak a Qulto rendszerek intézményi felhasználóinak (pl. könyvtárosok) azonosító adatai (név, felhasználónév, titkosított jelszó), valamint a rendszer beállításától függően naplózott tevékenységük (katalogizálás, kölcsönzés, gyarapítás). A naplózás célja annak visszakereshetősége, hogy egy rekordot ki és mikor módosított; a napló adatok kezelésének célját és időtartamát a Partner határozza meg, a Társaság azokat más célra nem használja fel. Ezen adatok tekintetében az adatkezelő a Partner, amely az érintetteket – például a beiratkozáskor – saját adatkezelési tájékoztatójában tájékoztatja. Az érintettek jogaikat a Partnernél gyakorolhatják; a Társasághoz érkező ilyen kérelmeket a Társaság haladéktalanul továbbítja a Partnernek, és segíti annak teljesítésében.
V. Az érintettek jogai
A jogok gyakorlásának módja
Az Érintett az alább felsorolt jogait a Társaság postai címére (Monguz Információtechnológiai Kft., 6726 Szeged, Páncél köz 25-27.) küldött levélben vagy az office@qulto.eu e-mail címen gyakorolhatja. A kérelem teljesítése ingyenes. Ha a kérelmező személyazonosságával kapcsolatban megalapozott kétség merül fel, a Társaság az azonosításhoz szükséges további információt kérhet.
a) Hozzáférés joga:
Az Érintett tájékoztatást kérhet arról, hogy a Társaság kezeli-e személyes adatait, és ha igen, megismerheti az adatokat, az adatkezelés célját, jogalapját, a címzetteket, a megőrzés idejét és az adatok forrását, valamint másolatot kérhet az adatokról.
b) Helyesbítéshez való jog:
Az Érintett kérheti pontatlan adatainak helyesbítését, hiányos adatainak kiegészítését.
c) Törléshez való jog
Az Érintett kérheti adatainak törlését, ha azokra már nincs szükség, ha visszavonta hozzájárulását, ha sikeresen tiltakozott, vagy ha az adatkezelés jogellenes. Nem kell törölni az adatot, ha kezelése jogi kötelezettség teljesítéséhez vagy jogi igények érvényesítéséhez szükséges.
d) Az adatkezelés korlátozásához való jog
Az Érintett kérheti adatai kezelésének korlátozását, például az adatok pontosságának vitatása vagy a tiltakozás elbírálása idejére.
e) Adathordozhatósághoz való jog
A hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált módon kezelt adatait az Érintett tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkaphatja, és kérheti azok másik adatkezelőhöz való továbbítását.
f) Tiltakozáshoz való jog
A jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen az Érintett saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozhat. Ilyenkor a Társaság az adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha azt kényszerítő erejű jogos okok vagy jogi igények indokolják. Közvetlen üzletszerzés elleni tiltakozás esetén az adatok e célból nem kezelhetők tovább.
g) A hozzájárulás visszavonásának joga
A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az Érintett hozzájárulását bármikor visszavonhatja; ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
h) Automatizált döntéshozatal
A Társaság nem hoz az Érintettre joghatással járó, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, és profilalkotást nem végez.
Eljárás Érintett kérelme esetén:
A Társaság a kérelmet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a beérkezésétől számított egy hónapon belül teljesíti, vagy tájékoztatja az Érintettet a kérelem elutasításának okairól. A kérelem összetettségére és a kérelmek számára tekintettel ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható; a meghosszabbításról a Társaság az Érintettet a késedelem okainak megjelölésével egy hónapon belül tájékoztatja). A helyesbítésről, törlésről és korlátozásról a Társaság értesíti azokat a címzetteket, akikkel az adatot közölte
VI. Jogorvoslat
Ha az Érintett úgy ítéli meg, hogy személyes adatainak kezelése sérti a GDPR rendelkezéseit, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (GDPR 77. cikk), illetve bírósághoz fordulhat (GDPR 79. cikk, Infotv. 23. §). A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik; a per az Érintett választása szerint a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható. Javasoljuk, hogy panaszával először a Társasághoz forduljon, hogy a problémát közvetlenül orvosolhassuk
A Társaság a GDPR 82. cikke szerint felel az adatkezeléssel okozott kárért; mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy a kárt előidéző eseményért semmilyen módon nem felelős. Amennyiben a Felhasználó a szolgáltatás igénybevételéhez harmadik személy adatait jogosulatlanul adta meg, az ebből eredő kárért ő felel.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetősége:
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Telefon: +36-1/391-1400 E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: https://naih.hu
VII. Adatvédelmi tájékoztató módosítása
A Monguz Információtechnológiai Kft. fenntartja a jogot, hogy a jelen Tájékoztatót szükség esetén, például jogszabályváltozás vagy a szolgáltatásaiban bekövetkezett változások miatt módosítsa. A módosított Tájékoztatót a Weboldalon közzéteszi, lényeges változás esetén a Partnerek kapcsolattartóit és a hírlevélre feliratkozókat e-mailben is értesíti. A módosított Tájékoztató a közzétételt követő 30. napon lép hatályba.
A Tájékoztató korábbi változatai az office@qulto.eu címen kérhetők.